iDATA Vize Başvuru Merkezini Ziyaret Eden Başvuru Sahiplerine Yönelik Dikkat Edilmesi ve Uyulması Gereken Hususları Kapsayan Güvenlik Düzenlemeleri Duyurusudur;

• Almanya/İtalya temsilciliklerinin güvenlik gereklilikleri uyarınca, iDATA ofislerini ziyaret eden başvuru sahiplerinin aşağıda belirtilen eylemleri gerçekleştirmeleri ve belirtilen eşyaları iDATA ofislerine sokmaları ve kullanmaları yasaktır:

• Cep telefonu, fotoğraf makinesi, kamera veya başka herhangi bir şekilde ses/video kaydı yapan (mp3 okuyucu/çalıcı, taşınabilir bilgisayar, pilli kayıt cihazları, vb.),
• Yanıcı (kibrit, çakmak, yakıt ve benzeri gibi tutuşabilir) ve kesici (makas, kalemtıraş, törpü, vb.) her türlü nesne,
• Silah veya silah benzeri nesneler ya da herhangi bir patlayıcı malzeme,
• Evcil hayvan (Alerjik hassasiyetler sebebiyle),
• Mühürlü zarflar ya da paketler,
• Yiyecek ve içecek,
• Kabin boyundan büyük çanta veya bavul ya da valiz, sırt çantaları, evrak çantaları veya fermuarlı çantalar, (Dosya bulunduruluyorsa yalnızca istenilen belgeleri içeren dosya bulundurulabilir)

*Yukarıdaki liste (sayılanlarla) belirtilenlerle sınırlı değildir.

• Güvenlik görevlileri ve ofis yetkilileri şüpheli gördüğü eşyaları yasaklama ve şüpheli şahısları ofislerimize kabul etmeme hakkına sahiptirler. Güvenlik görevlisi, vize başvuru işlemi sırasında istediği zaman başvuru sahibinin çantasını kontrol etme yetkisine sahiptir.
• Güvenlik nedenlerinden dolayı, vize başvurularında başvuru sahibi haricinde arkadaş, akraba ya da işyeri çalışanları gibi 3. Kişilerin giriş yapmaları yasaktır (Başvuru sahibi ve vekâleten başvuru yapacak kişi dışında iDATA ofislerine giriş mümkün değildir). Fiziksel olarak bir başkasının yardımına ihtiyaç duyan kişilere, duyma bozukluğu olan ya da okuma yazma bilmeyen başvuru sahiplerine refakat etmek üzere sadece 1 kişi kabul edilecektir.
• Başvuru sahiplerinin, ofislerimizde başvuru sahipleri için ayrılmış olan ortak alanlar dışındaki alanlara (personel çalışma alanları, WC vb.) girişi yasaktır.
• iDATA ofislerinde yukarıda belirtilen yasaklı eşyaları muhafaza edecek herhangi bir yer bulunmamaktadır. Ayrıca iDATA ofisleri emanet de kabul etmez. Başvuru sahiplerinden, merkeze girmeden önce bu özellikte ve tipte eşyaları yanlarında getirmemek üzere alternatif yolları tercih etmeleri rica olunur.
• iDATA ofisleri güvenlik politikamız gereği 7/24 kamera ile kayıt altına alınmaktadır.

Önemle bilgilerinize sunarız.

iDATA DANIŞMANLIK VE HİZMET DIŞ TİCARET A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ

iDATA Danışmanlık ve Hizmet Dış Ticaret A.Ş. (“iDATA”) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, iDATA olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, iDATA ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”)’na, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1. Veri Sorumlusuna İlişkin Bilgiler

Kanun uyarınca İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü’nde 388952 sicil numarasıyla kayıtlı, 0465005122300019 MERSİS numarasına sahip, Ergenekon Mah. Cumhuriyet Cad. Çelik Apt. No: 141 D:5 Şişli – İstanbul adresinde mukim iDATA DANIŞMANLIK VE HİZMET DIŞ TİCARET A.Ş. Veri Sorumlusu’dur.

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, iDATA tarafından sağlanan hizmet ve iDATA’nın ticari faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, iDATA birimleri ve ofisler, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanabilecektir. iDATA’nın sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe oluşturularak ve güncellenerek kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Ayrıca, iDATA hizmetlerini kullanmak amacıyla çağrı merkezimizi veya internet sayfamızı kullandığınızda, iDATA ofislerini veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Toplanan kişisel verileriniz, iDATA tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, iDATA’nın ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ve iDATA’nın kalite standardı politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenebilecektir.

3. İşlenen ve Toplanan Kişisel Veriler

"Kişisel Veriler" terimi, işbu Aydınlatma Metninde ve Kanun’da kullanıldığı biçimiyle, kimliğinizin saptanmasında kullanılabilecek ad, ikinci ad, soyadı, doğum tarihi, uyruk, pasaport no, pasaport bitiş tarihi, T.C. kimlik no, seyahat başlangıç ve bitiş tarihi, sabit telefon, cep telefonu, e-posta adresi, ev veya iş adresi gibi bilgiler anlamına gelmektedir. iDATA’nın ilgili ülke Büyükelçilik ve Konsolosluklarının uygulamaları ve taleplerinden kaynaklanacak nedenlerle başka veri ve bilgileri de isteme hakkı saklıdır. Bununla birlikte, vize başvuru sahiplerinin eşlerine ait ad, ikinci ad, soyadı, uyruk gibi kişisel veriler de ihtiyaç duyulduğu takdirde toplanabilecektir. Vize başvuru sahiplerinin eşlerine ait kişisel verilerin rıza dahilinde toplandığına dair tüm sorumluluk vize başvuru sahiplerine ait olacaktır.

4. Vize Başvurularında Kişisel Verilerinizin İşlenmesi ve Toplanması Süreci

iDATA’ya Almanya Elçilik/Başkonsoloslukları ve İtalya İstanbul Başkonsolosluğundan vize alınması için şahsi veya vekâleten yapmış olduğunuz başvurularda yukarıda sayılan kişisel verileriniz yine yukarıda belirtilen amaç dâhilinde işlenecektir.

Vize başvurusundan pasaportunuzun tarafınıza veya vekilinize teslim edilmesi aşamasına kadarki süreç boyunca kişisel verileriniz öncelikle sizlere sunduğumuz hizmetin yerine getirilebilmesi için Vize Danışmanı çalışanlarımız tarafından işlenecektir. Devamında Konsolosluk ile paylaşılan kişisel verileriniz vize başvurularınız sonuçlanana kadar Konsolosluk bünyesinde tutulacaktır. Gerek Alman gerekse de İtalya Elçilik/Başkonsoloslukları 95/46/EC numaralı Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Avrupa Birliği Regülasyonu’na (EU General Data Protection Regulation) taraf ülkelerin temsilcilikleri olduğundan, özel nitelikliler de dâhil olmak üzere tüm kişisel verileriniz ilgili kurumlar nezdinde koruma altında olacaktır.

iDATA, tarafınıza ait kişisel verileri kendi bünyesindeki yazılımlar dâhilinde işbu aydınlatma metninin 7. başlığında belirtilen süre boyunca tutacaktır. Seyahat sağlık sigortanızın bulunmaması halinde, seyahat sağlık sigortasını anlaşmalı olduğumuz sigorta şirketinden yaptırma imkanınız bulunmaktadır. Seyahat sağlık sigortası poliçesinin oluşturulması aşamasında gerekli görülen tüm kişisel verileriniz ilgili kuruluşa aktarılacaktır. Bununla birlikte iDATA ofislerinde bulunan fotoğraf makinelerinden vize başvurularında kullanacağınız fotoğraflarınızı çekebilirsiniz. Fotoğraflarınız kayıt edilmeden çıktı alınmaktadır. iDATA bünyesinde sizlere sunduğumuz ek hizmetlerden başvuru formunun sizin adınıza doldurulmasını talep etmeniz halinde kişisel verileriniz otomatik olmayan yollarla veri kayıt sisteminin bir parçası olmadan işlenebilecektir. Eşinizin veya birince dereceden akrabanızın AB pasaportuna sahip olması durumunda, ilgili kişinin pasaport bilgilerini de vize başvurularınızda kullanılacak ve yetkili kurumlara aktarılacaktır. İlgili kişilere ait kişisel veriler, sizlere ait olanlar ile aynı özenle korunacak ve 6698 sayılı Kanun’da sayılan tüm korumalardan ve haklardan yararlanacaktır.

Almanya ve İtalya vize başvurularında ihtiyaç duyulması halinde, iDATA ofislerinde özel nitelikli kişisel veri statüsünde olan parmak izleriniz alınmaktadır. Almanya ve İtalya vize başvurularında ihtiyaç duyulan parmak izleriniz AB’nin 09.07.2008 tarih ve 767/2008 numaralı Vize Bilgi Sistemi Regülasyonu (VIS Regulation) uyarınca hayata geçirilen Vize Bilgi Sistemi’ne (Visa Information System) kayıt edilmek üzere uluslararası yasal düzenlemeler dayanak gösterilerek alınmaktadır. Parmak izleriniz her ne kadar iDATA ofislerinde alınsa da, toplanan özel nitelikli kişisel verileriniz hiçbir surette iDATA bünyesinde tutulmadan Almanya Konsolosluğu’na ait bilgi sistemlerine iletilmektedir. Parmak izi alınması uygulamasına bağlı olarak yine Alman Konsolosluğu’nun uyguladığı parmak izi alırken kamera görüntülerinizin alınması da yukarıda bahsi geçen regülasyona dayanılarak yapılmaktadır.

Vize işlemleri tamamlanan pasaportlarınız, gerek internet üzerinden gerek iDATA ofislerinden vereceğiniz talimatlar doğrultusunda anlaşmalı olduğumuz kargo şirketi tarafından vermiş olduğunuz adresinize kargolanacaktır. Kargo talimatı tamamen ihtiyari nitelikte olup, kargo hizmetinin doğru şekilde ifa edilebilmesi adına Posta Hizmetleri Kanun’u uyarınca ilgili kuruluşla paylaşılacaktır.

5. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; iDATA tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, iDATA ile iş ilişkisi içerisinde olan gerçek ve tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, iDATA’nın ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile iDATA’nın kalite standardı politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, acentelere, seyahat sigortası yaptırılması amacıyla anlaşmalı olduğumuz sigorta şirketlerine, veri güvenliği ve sunucu barındırma hizmeti için anlaşmalı olduğumuz bilişim şirketlerinin server’larına, iDATA yetkililerine, şirket hissedarlarına, ve kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

6. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda iDATA olarak sunduğumuz ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda iDATA’nın sözleşme ve Kanun’dan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amacıyla edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz, Kanun’un 5, 6, 8 ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

7. Kişisel Verilerin Saklanmasına İlişkin Süreler

Başvuru sahiplerinden, iDATA birimleri ve ofisler, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanan kişisel veriler, yalnızca ilgili mevzuata öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza edilmektedir. Muhafaza edilen veriler, verinin işlenmesindeki amaç ortadan kalktıktan sona silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Önlemler

iDATA, Başvuru Sahiplerinden ve kişisel verileri iDATA tarafından işlenmiş tüm gerçek kişilerden toplanan kişisel verilere yetkisiz erişim, bilgilerin kaybedilmesi, hatalı kullanım, ifşa, değiştirilme veya izinsiz imha edilmesine karşı gerekli tüm teknik ve idari önlemleri almakla yükümlüdür. iDATA, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Kanun’dan doğan tüm önlemleri almış olmasına karşın, öngöremeyeceği ve engelleyemeyeceği siber saldırı, veri kayıt sisteminin çökmesi, deprem, sel, yangın vb. mücbir sebeplerden dolayı server’larının ağır tahrip olması gibi hallerden dolayı veri sahiplerinin uğradığı zararlardan sorumlu tutulamayacaktır.

9. Kişisel Verilerin Doğru ve Güncel Tutulması

Kanun’un 4. Maddesi gereğince iDATA, sizlerden topladığı kişisel verileri doğru ve güncel olarak tutmakla yükümlüdür. Sizlerin, iDATA birimleri ve ofisler, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda iDATA’ya vermiş olduğunuz kişisel verilerin doğru ve güncel olmamasından dolayı doğacak tüm sorumluluk tarafınıza ait olacaktır. iDATA tarafından işlenen kişisel verileriniz ile ilgili değişiklik ve/veya güncellemeleri iDATA’ya elektronik ya da fiziki ortamda ulaştıracağınız başvuru ile gerçekleştirebilirsiniz.

10. Kişisel Veri Sahibinin Kanun’dan Doğan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak sizler, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iDATA’ya iletmeniz durumunda iDATA, talebin niteliğine göre talebinizi en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kanun ve Kişisel Verileri Korumua Kurulu tarafından bir ücret öngörülmesi halinde, iDATA tarafından belirlenen tarifedeki ücret tarafınızdan alınacaktır. Bu kapsamda Kanun’un 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahiplerinin hakları şöyledir;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri ilişkin bilgi edinme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmesi halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun’un ve ilgili diğer Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılacak işlem için kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler hakkında bilgi edinme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme,

Kanun’un 13. Maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği ya da belirleyeceği diğer yöntemlerle, yalnızca Türkçe olacak şekilde iDATA’ya iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu şu aşamada herhangi bir yöntem belirlemediği için, başvurunuzu, Kanun uyarınca yazılı olarak iDATA’ya iletmeniz gerekmektedir. Bu kapsamda iDATA’ya Kanun’un 11. maddesindeki haklarınızı kullanmak için yapacağınız başvurularınızı iletebileceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; formun imzalı bir nüshasını Ergenekon Mah. Cumhuriyet Cad. Çelik Apt. No: 141 D:5 Şişli – İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da Kanun’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu idatadanismanlik@hs01.kep.tr KEP adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Talebinize yazılı cevap verilmesi halinde “Veri Sorumlularına İlişkin Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”e göre ilk 10 (on) sayfa için ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 (bir) TL işlem ücreti tarafınıza yansıtılabilecektir. Başvurunuza CD, flash bellek gibi kayıt ortamları vasıtasıyla cevap verilmesi halinde, kayıt ortamının maliyeti kadar ücret tarafınıza yansıtılabilecektir.

11. Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Aydınlatma Metninde Yapılacak Değişiklikler

iDATA’nın işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, sair mevzuattan ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin iDATA’nın internet sitesinde yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanacaktır. Bu sebepten ötürü başta Başvuru Sahipleri olmak üzere iDATA tarafından kişisel verileri işlenen herkesin işbu aydınlatma metnini periyodik olarak gözden geçirmesi önerilmektedir.